क्या आपका Gmail इनबॉक्स भी हजारों ईमेल्स से भरा पड़ा है? क्या महत्वपूर्ण मेल ढूंढने में आपका कीमती समय बर्बाद होता है? क्या आप अक्सर प्रोमोशनल मेल्स और सोशल नोटिफिकेशन के ढेर में जरूरी ईमेल्स को मिस कर जाते हैं?
अगर इन सवालों का जवाब ‘हाँ’ है, तो आप अकेले नहीं हैं। आज के डिजिटल जमाने में ईमेल हमारे कामकाज और पर्सनल लाइफ का एक अहम हिस्सा बन चुका है। लेकिन इसके बिना काम भी नहीं चलता, और इसके साथ काम भी मुश्किल हो जाता है।
पर क्या आप जानते हैं कि आपका Gmail आपके लिए एक ऐसा गुप्त हथियार छुपाए बैठा है, जिसके बारे में ज्यादातर लोगों को पता भी नहीं है? इसका नाम है “Multiple Inboxes”।
यह कोई नया अकाउंट बनाने जैसा नहीं है। बल्कि, यह Gmail का एक पावरफुल “Lab Feature” है जो आपके मुख्य इनबॉक्स के अलावा अलग-अलग सेक्शन बना देता है। जैसे कि:
- एक सेक्शन में सिर्फ आपके बॉस के ईमेल
- दूसरे में सिर्फ आपके परिवार के ईमेल
- तीसरे में सिर्फ Amazon, Flipkart जैसी साइट्स के ऑर्डर कन्फर्मेशन
- चौथे में ऐसे ईमेल जिन्हें आपने “बाद में देखने” के लिए लेबल किया है
इस पूरी गाइड में, मैं आपको कदम-दर-कदम समझाऊंगा कि कैसे आप अपने Gmail में इस जबरदस्त फीचर को सेट अप कर सकते हैं। साथ ही, मैं आपको इसके बेहतरीन इस्तेमाल के टिप्स, फायदे और कुछ सावधानियों के बारे में भी बताऊंगा। तो बिना समय गंवाए, शुरू करते हैं।
Multiple Inbox आखिर है क्या? (What is Multiple Inbox in Hindi?)
सबसे पहले इसकी बेसिक समझ बनाते हैं। Gmail का डिफॉल्ट इनबॉक्स एक ही जगह होता है जहाँ सारे नए ईमेल आकर दिखाई देते हैं। Multiple Inbox एक ऐसा फीचर है जो आपके मुख्य इनबॉक्स के ऊपर या नीचे कई और “इनबॉक्स पैनल” जोड़ देता है।
हर एक पैनल एक खास “फिल्टर” या “सर्च क्वेरी” के आधार पर काम करता है। मतलब, आप Gmail को बता सकते हैं कि “मुझे ‘क्लाइंट’ वाले सारे ईमेल अलग सेक्शन में दिखाओ” या “‘Urgent’ लेबल वाले सारे मेल यहाँ दिखाओ”।
यह फीचर आपके ईमेल्स को डिलीट या मूव नहीं करता, बल्कि सिर्फ उन्हें एक अलग और व्यवस्थित नजरिए से दिखाता है। इससे आपकी प्रोडक्टिविटी बढ़ती है और तनाव कम होता है।
Multiple Inbox का इस्तेमाल करने के चमत्कारी फायदे (Benefits of Using Multiple Inbox)
इसे सेट अप करने से पहले, आइए जान लेते हैं कि आखिर इससे आपको क्या-क्या फायदे मिलने वाले हैं।
- समय की बचत (Time Saving): अब आपको एक ही ईमेल को ढूंढने के लिए इनबॉक्स को स्क्रॉल करते हुए 10 मिनट बर्बाद नहीं करने पड़ेंगे। जरूरी मेल तुरंत अपने डेडिकेटेड सेक्शन में मिल जाएंगे।
- प्राथमिकता तय करना (Priority Management): आप अपने सबसे जरूरी ईमेल्स (जैसे बॉस, मुख्य क्लाइंट) को सबसे ऊपर वाले सेक्शन में रख सकते हैं। सुबह ईमेल चेक करते ही सबसे पहले आपकी नजर उन्हीं पर पड़ेगी।
- इनबॉक्स ज़ीरो (Inbox Zero) का लक्ष्य पाना: इनबॉक्स ज़ीरो मतलब आपका प्राइमरी इनबॉक्स पूरी तरह खाली और ऑर्गनाइज्ड होना। Multiple Inbox की मदद से आप सारे मेल्स को अलग-अलग सेक्शन में ऑर्गनाइज कर सकते हैं और अपने मुख्य इनबॉक्स को साफ रख सकते हैं।
- काम के और पर्सनल मेल को अलग करना: अगर आप एक ही Gmail अकाउंट का इस्तेमाल ऑफिस और पर्सनल दोनों कामों के लिए करते हैं, तो यह फीचर आपके लिए वरदान साबित होगा। दोनों तरह के मेल अलग-अलग दिखेंगे, जिससे मन एक्टिव और फोकस्ड रहेगा।
- महत्वपूर्ण ईमेल्स को Miss होने से बचाना: प्रोमोशनल मेल्स या न्यूज़लेटर्स की भीड़ में अक्सर जरूरी मेल छूट जाते हैं। इन्हें अलग सेक्शन में देखकर आप उन पर तुरंत एक्शन ले पाएंगे।
- दिमागी शांति (Mental Peace): एक अव्यवस्थित इनबॉक्स देखकर अक्सर तनाव होता है। एक व्यवस्थित, साफ-सुथरा और सेक्शन में बंटा इनबॉक्स देखने से मन शांत रहता है और काम पर ध्यान दे पाते हैं।
Gmail में Multiple Inbox सेट अप करने की Step-by-Step गाइड
अब बात आती है असल काम की। यह प्रक्रिया बहुत ही आसान है, बस आपको Gmail के Settings के कुछ सेक्शन में जाना है। नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें। साथ में स्क्रीनशॉट्स भी दिए गए हैं ताकि आप आसानी से समझ सकें।
स्टेप 1: Gmail Settings में जाएं
सबसे पहले, अपने कंप्यूटर या लैपटॉप के ब्राउज़र में Gmail खोलें और लॉग इन करें।
- Gmail के ऊपर दाईं तरफ आपको एक गियर का आइकन (Settings icon) दिखेगा। उस पर क्लिक करें।
- क्लिक करते ही एक मेनू खुलेगा, उसमें से “See all settings” विकल्प चुनें।
https://i.imgur.com/3pXJ2lO.png
स्टेप 2: Advanced Tab में जाएं
अब आप Gmail की पूरी Settings पेज पर पहुँच गए हैं। यहाँ ऊपर कई सारे टैब दिख रहे होंगे जैसे General, Labels, Inbox, आदि।
- इन टैब्स में से “Advanced” टैब पर क्लिक करें।
https://i.imgur.com/KvWp7Hd.png
स्टेप 3: Multiple Inboxes Feature को Enable करें
Advanced टैब में आपको Gmail के सारे एक्सपेरिमेंटल और पावरफुल फीचर्स की लिस्ट दिखेगी।
- इस लिस्ट में नीचे स्क्रॉल करके “Multiple Inboxes” विकल्प ढूंढें।
- इसके आगे आपको एक रेडियो बटन दिखेगा। वहाँ “Enable” पर क्लिक कर दें।
- अब पेज के सबसे नीचे जाकर “Save Changes” बटन पर क्लिक कर दें।
https://i.imgur.com/5JkLf3R.png
ध्यान दें: “Save Changes” पर क्लिक करते ही आपका Gmail पेज रिफ्रेश होगा और नई सेटिंग्स लोड होगी।
स्टेप 4: Multiple Inboxes की Settings को कस्टमाइज़ करें (सबसे जरूरी स्टेप)
अब तक आपने Multiple Inbox फीचर को तो चालू कर दिया है, लेकिन अभी यह खाली है। अब हमें इसे बताना है कि वो अलग-अलग सेक्शन्स में कौन-कौन से ईमेल दिखाए।
- फिर से गियर आइकन > “See all settings” पर क्लिक करें।
- इस बार Settings के टैब्स में से “Inbox” टैब पर क्लिक करें।
https://i.imgur.com/9kF4W3C.png - “Inbox” टैब के अंदर ही, नीचे स्क्रॉल करने पर आपको एक नया सेक्शन दिखेगा जिसका नाम है “Multiple Inboxes”। यह सेक्शन पहले नहीं था, अब Enable करने के बाद दिख रहा है।
इस सेक्शन में आपको कई ऑप्शन मिलेंगे:
- Panel X Query: यहाँ ‘X’ की जगह 1, 2, 3, 4, 5 होगा। मतलब आप अधिकतम 5 अलग-अलग इनबॉक्स पैनल सेट कर सकते हैं।
- Panel Name: यह वो नाम है जो आपके इनबॉक्स के ऊपर उस पैनल के लिए दिखेगा। जैसे “Urgent”, “Family”, “Work”, आदि।
- Search Query: यह इस पूरे फीचर की रूह है। यहाँ आपको वो Search Query डालनी है जो उस पैनल के लिए ईमेल्स फिल्टर करेगी।
स्टेप 5: Search Queries को समझें और सेट करें
Search Query Gmail के सर्च बार में इस्तेमाल होने वाले उन कीवर्ड्स की तरह ही है। आप Gmail को बताते हैं कि किस तरह के ईमेल्स को इस पैनल में दिखाना है।
चलिए, कुछ प्रैक्टिकल उदाहरणों से समझते हैं:
उदाहरण 1: किसी खास सेंडर के ईमेल के लिए
मान लीजिए आप अपने बॉस के सारे ईमेल एक अलग सेक्शन में देखना चाहते हैं। उनका ईमेल पता है boss@company.com।
- Search Query:
from:boss@company.com - Panel Name:
BOSS
उदाहरण 2: किसी खास कीवर्ड वाले ईमेल के लिए
मान लीजिए आप “Urgent” लिखे हुए ईमेल्स को अलग से देखना चाहते हैं।
- Search Query:
subject:Urgent - Panel Name:
URGENT
उदाहरण 3: किसी लेबल वाले सारे ईमेल के लिए
अगर आपने “Important/जरूरी” नाम का एक लेबल बना रखा है और उसके सारे मेल अलग देखना चाहते हैं।
- Search Query:
label:Important - Panel Name:
जरूरी काम
उदाहरण 4: प्रोमोशनल मेल्स के लिए
Gmail खुद ही प्रोमोशनल मेल्स को कैटगरी में बांटता है। आप उन्हें भी एक पैनल में देख सकते हैं।
- Search Query:
category:promotions - Panel Name:
Offers & Deals
कुछ और Useful Search Queries:
is:unread– सिर्फ अनरीड ईमेल दिखाएगा।has:attachment– सिर्फ वो ईमेल दिखाएगा जिनमें अटैचमेंट है।after:2024/05/01– 1 मई 2024 के बाद के ईमेल दिखाएगा।to:myfriend@gmail.com– जिन मेल्स में आपने myfriend@gmail.com को CC/BCC किया है।
आप इन क्वेरीज को मिला भी सकते हैं। जैसे:from:boss@company.com AND is:unread – सिर्फ बॉस के अनरीड ईमेल दिखाएगा।
स्टेप 6: सेटिंग्स सेव करें और रिजल्ट देखें
- अपनी जरूरत के हिसाब से अलग-अलग पैनल्स के लिए Query और Name सेट कर लें।
- फिर से पेज के सबसे नीचे जाकर “Save Changes” बटन पर क्लिक कर दें।
बस हो गया! आपका Gmail इनबॉक्स अब पहले जैसा नहीं रहेगा। आपके मुख्य इनबॉक्स के दाईं ओर (डिफॉल्ट लेआउट में) अलग-अलग पैनल्स दिखने लगेंगे, जिनमें आपके द्वारा बनाई गई क्वेरी के मुताबिक ईमेल्स नजर आएंगे।
https://i.imgur.com/8p3Vx5v.png
अपने Multiple Inbox को और भी बेहतर कैसे बनाएं? (Pro Tips and Tricks)
बेसिक सेटअप तो हो गया, अब इसे और भी शानदार और आपकी जरूरत के मुताबिक बनाने के लिए कुछ जबरदस्त टिप्स।
1. Gmail Labels के साथ मिलाकर इस्तेमाल करें
Labels और Multiple Inbox की जोड़ी बहुत ही शानदार काम करती है। आप पहले से ही अपने ईमेल्स को Labels की मदद से ऑर्गनाइज करते होंगे। Multiple Inbox में आप सीधे उन Labels को ही Query के तौर पर इस्तेमाल कर सकते हैं।
- कैसे करें? Settings > Labels पर जाएं और नए Labels बनाएं। जैसे “Project-X”, “Bill Payments”, “Travel Plans”. फिर Multiple Inbox सेटिंग में
label:Project-Xजैसी Query डाल दें।
2. सबसे जरूरी पैनल को सबसे ऊपर रखें
Multiple Inbox सेटिंग में, जो पैनल आप सबसे पहले डालेंगे (Panel 1), वह आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर दिखेगा। इसलिए अपने सबसे महत्वपूर्ण क्वेरी (जैसे बॉस के मेल या अर्जेंट मेल) को Panel 1 में रखें।
3. पैनल का नाम साफ और समझने लायक रखें
Panel Name ऐसा रखें जिसे देखते ही पता चल जाए कि इस सेक्शन में किस तरह के ईमेल हैं। “Important Stuff”, “Read Later”, “Weekly Reports” जैसे नाम रख सकते हैं।
4. बहुत ज्यादा पैनल्स न बनाएं
Gmail आपको 5 पैनल्स तक की अनुमति देता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं कि आप सारे भर दें। ज्यादा पैनल्स होने से इनबॉक्स फिर से अव्यवस्थित और भारी-भरकम लगने लगेगा। 2 या 3 सबसे जरूरी पैनल्स से शुरुआत करें।
5. Filters के साथ ऑटोमेशन का इस्तेमाल करें
इसे और भी आटोमेटिक बनाने के लिए Gmail Filters का सहारा लें। आप एक फिल्टर बना सकते हैं कि अगर कोई ईमेल “Urgent” शब्द से आता है, तो उसे automatically “Urgent” लेबल लगा दो। और फिर Multiple Inbox में label:Urgent की क्वेरी डाल दो। इस तरह सब कुछ अपने आप ही व्यवस्थित होता रहेगा।
कॉमन समस्याएं और उनके समाधान (Troubleshooting)
कई बार सेटिंग करते वक्त कुछ दिक्कतें आ सकती हैं। आइए उनपर भी नजर डाल लेते हैं।
- समस्या 1: Multiple Inboxes का ऑप्शन Advanced टैब में दिख ही नहीं रहा।
- समाधान: हो सकता है कि आपके वर्कप्लेस या ऑर्गनाइजेशन के Gmail (G-Suite) में Admins ने इस लैब फीचर को डिसेबल कर रखा हो। पर्सनल Gmail अकाउंट में ऐसा नहीं होना चाहिए।
- समस्या 2: पैनल में कोई ईमेल दिख नहीं रहा है।
- समाधान: सबसे पहले अपनी Search Query को दोबारा चेक करें। कहीं कोई स्पेलिंग मिस्टेक तो नहीं है। Query को सीधे Gmail के सर्च बार में डालकर टेस्ट करें, अगर वहाँ ईमेल दिखते हैं तो Query सही है।
- समस्या 3: पैनल बहुत ज्यादा चौड़ा या संकरा दिख रहा है।
- समाधान: Multiple Inbox सेटिंग पेज में ही, “Page size” का ऑप्शन मिलेगा। आप वहाँ से हर पैनल में दिखने वाले ईमेल्स की संख्या तय कर सकते हैं। इसे कम ज्यादा करके देखें।
- समस्या 4: मुझे यह व्यू पसंद नहीं आया, इसे कैसे हटाऊं?
- समाधान: कोई बात नहीं। वापस Settings > Advanced टैब में जाएं और Multiple Inboxes के ऑप्शन में “Disable” पर क्लिक करके Save Changes कर दें। आपका इनबॉक्स वापस पहले जैसा हो जाएगा।
निष्कर्ष: एक नई शुरुआत की ओर
दोस्तों, Gmail का Multiple Inbox फीचर एक छुपा हुआ रत्न है। इसे सीखने और इस्तेमाल करने में थोड़ा समय जरूर लगता है, लेकिन एक बार यह आदत में शुमार हो जाए, तो फिर आप पुराने अव्यवस्थित तरीके पर कभी वापस नहीं जाना चाहेंगे।
यह सिर्फ एक टूल नहीं है, बल्कि आपके ईमेल मैनेजमेंट के तरीके को पूरी तरह से बदल देता है। यह आपको नियंत्रण देता है, आपके कीमती समय को बचाता है और आपके दिमाग को जरूरी चीजों पर फोकस करने की जगह देता है।
तो आज ही इन स्टेप्स को फॉलो करके अपने Gmail अकाउंट में यह जादूई फीचर चालू करें। अपने हिसाब से पैनल्स बनाएं और एक बार फिर से ईमेल चेक करने का आनंद लें।
आपका समय बहुमूल्य है, उसे ईमेल्स के ढेर में ढूंढ़ने में न गंवाएं।
क्या आपने Multiple Inbox ट्राई किया? नीचे कमेंट में जरूर बताएं कि इस गाइड से आपको कितनी मदद मिली और आपने किस तरह के पैनल्स बनाए हैं। कोई सवाल हो तो बेझिझक पूँछें।
पढ़ने के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद! हैप्पी ईमेलिंग!
FAQ Section (अक्सर पूछे जाने वाले सवाल)
Q1: क्या मैं मोबाइल ऐप पर Multiple Inbox का इस्तेमाल कर सकता हूँ?
जवाब: नहीं, अफसोस कि यह फीचर सिर्फ Gmail के डेस्कटॉप/लैपटॉप वर्जन पर ही काम करता है। मोबाइल ऐप में आपको यह व्यू नहीं दिखेगा।
Q2: क्या Multiple Inbox में दिख रहे ईमेल्स मेरे मुख्य इनबॉक्स से डिलीट हो जाएंगे?
जवाब: बिल्कुल नहीं। यह सिर्फ एक “व्यू” या “दृश्य” है। ईमेल वही के वही रहते हैं, बस उन्हें अलग तरीके से दिखाया जाता है। अगर आप किसी ईमेल को पैनल से डिलीट करेंगे, तो वह असल में डिलीट हो जाएगा।
Q3: क्या मैं एक से ज्यादा Gmail अकाउंट में यह सेटिंग कर सकता हूँ?
जवाब: जी हाँ, बिल्कुल। यह सेटिंग आपके Gmail अकाउंट के साथ सेव होती है। आप जितने चाहें उतने अकाउंट्स में इसे अलग-अलग सेट अप कर सकते हैं।
Q4: क्या Social, Promotions जैसे टैब्स के साथ यह काम करता है?
जवाब: हाँ, बिल्कुल। आप अपने इनबॉक्स से Primary, Social, Promotions जैसे टैब्स को हटाकर सिर्फ Multiple Inbox का इस्तेमाल भी कर सकते हैं। यह आपकी पर्सनल प्रिफरेंस पर निर्भर करता है।
